Utlåtande om due diligence-bedömning enligt norska åpenhetsloven

Syftet med due diligence-bedömningen

Nelson Garden åtar sig att främja och respektera mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor. Vi tar vårt sociala ansvar på allvar och är i färd med att implementera lagen om affärstransparens och arbete med grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor (Åpenhetsloven) i verksamheten.

Om Nelson Garden – Organisation, riktlinjer och rutiner

Produkter och tjänster vi erbjuder samt de marknader där vi verkar

Nelson Garden säljer och distribuerar konsumentförpackade trädgårdsprodukter, samt har en egen produktion av jordprodukter. De största varugrupperna är portionsfrö och jord. Produkterna säljs i huvudsak i Norge, Sverige, Finland, Danmark, Tyskland och Polen.

Organisering

Sedan januari 2019 är Felleskjøpet AS i Norge ägare till Nelson Garden AB. Felleskjøpet är ett kooperativt bolag som ägs av lantbrukare i Norge. I samband med övertagandet samarbetar bolaget med Felleskjøpets dotterbolaget Nordic Garden AS. Bolagen har ännu inte juridiskt fusionerat vilket gör att i Norge finns fortsatt två juridiska enheter, dels Nelson Garden AS dels Nordic Garden AS. Försäljning bedrivs även via det danska Nelson Garden A/S respektive finska Nelson Garden Oy. På marknaden agerar företagen huvudsakligen under varumärket Nelson Garden. Utöver detta finns ett helägt dotterbolag, Andøya Torv AS. I bolaget finns omkring 110 medarbetare.

Styrelsen har det övergripande ansvaret för förvaltningen av Nelson Garden, vilket innefattar frågor relaterade till mänskliga rättigheter, barnarbete, tvångsarbete och anständiga arbetsvillkor. Ledningsgruppen tar beslut om mål och strategier för hållbarhetsarbetet samt vilka aktiviteter som är prioriterade för verksamhetsåret. Det löpande arbetet drivs av miljö- och kvalitetschef samt ledningsgruppen.

Förankra arbetet med mänskliga rättigheter och schyssta arbetsvillkor i interna riktlinjer och rutiner

Vi följer bestämmelserna i Åpenhetsloven genom rutiner som inkluderas i vår kvalitetsledningssystem. Vårt ledningssystem är baserat på ISO 9001 och ISO 14001, och innehåller en beskrivning hur vi hanterar kvalitets- och miljöfrågor. Revision enligt ISO 9001 sker under 2024.

Aktsomhetsvurderingen görs enligt amfori BSCIs principer. Vi har en egen rutin för hur vi prioriterar och säkrar att insatserna sker där de ger störst effekt och mening. Detta är en del av vår leverantörsutvärdering. Ansvarig för den rutinen är inköpsavdelningen som leds av CFO.

Kravställan

Vi ställer krav på våra leverantörer genom amfori BSCIs uppföradekod. Denna kod beskriver de förväntningar och krav som vi har på våra leverantörer när det gäller arbetsvillkor, mänskliga rättigheter, miljöskydd och affärsetik. Genom att kräva att leverantörerna följer denna kod vill vi säkerställa att vi endast samarbetar med ansvarsfulla och hållbara aktörer. 

Alla leverantörer som levererar produkter till Nelson Garden är skyldiga att följa uppförandekoden samt se till att deras underleverantörer har kunskap om och följer de kraven. Nelson Garden stöttar leverantörerna med kunskap som ger dem större möjlighet att följa upp underleverantörer.

Nelson Garden har signerat amfori BSCIs uppförandekod vi förbinder oss därigenom att följa grundläggande mänskliga rättigheter i enlighet med FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, inklusive FN:s konvention om barnets rättigheter. Amfori BSCI fokuserar i första hand på definierade riskländer, vilket gör att även Nelson Garden har detta fokus. Uppföljning görs genom självutvärdering och tredjepartsrevisioner.

Aviseringskanaler och klagomålsmekanismer

Vår visselblåsarfunktion gör det möjligt för medarbetare och externa parter att rapportera missförhållanden och misstänkta oegentligheter helt anonymnt. Visselblåsarfunktionen finns tillgänglig via vårt Intranet samt vår hemsida och finns på åtta olika språk.

amfori BSCI ha startat upp ett program, amfori Speak for Change, som ger medarbetare i leverantörsled möjlighet att ge feedback och rapportera om missförhållanden anonymnt. Programmet inkluderar system för rapportering och kommunikation, samt oberoende utredning, analys och feedback. Rapporteringen kan ske genom flera olika kanaler, anpassade till lokala behov och situationer. Programmet är aktivt i Vietnam, Turkiet, Bangladesh, Indien och Kambodja, och kommer att expandera till fler länder 2024.

Vår påverkan – Negativa konsekvenser och väsentliga risker

Leverantörskedjan

Vårt sortiment består idag av över 3 000 st produkter från leverantörer i 21 länder. Vi köper även in en del råvaror för att använda i egen produktion.

Vi uppmanar alla våra leverantörer att ansluta sig till amfori BSCI. I ett första steg har vi fokuserat på de leverantörer i land som klassas som riskländer enligt amfori BSCI Country Risk Classification. I tillägg har vi även påbörjat dialogen med Europeiska leverantörer som i sin tur köper in huvudparten av sina varor från riskländer. Vi kräver minst BSCI klassificering C av våra leverantörer.

Under 2023 fanns 22 leverantörer i riskländer. Vid årets slut var 14 av dessa anslutna till amfori BSCI. Av dessa har 12 gjort audit.

Vid inköp av nya produkter bedömer vi om det finns behov av att göra särskilda riskbedömningar och/eller initiera nya uppföljningsåtgärder. Det gäller särskilt om vi tar in produkter från nya riskländer.

Åtgärder

Uppföljningsåtgärder

Om vi får indikationer på att en tillverkare eller dess underleverantörer inte uppfyller våra krav eller inte lever upp till förväntningarna i vår uppförandekod, är det vår skyldighet att agera. Detsamma gäller om vi bedömer att risken för överträdelser är hög.

För leverantörer anslutna till amfori BSCI är det den som är så kallad RSP holder (Responsible Party Holder) som ansvarar för uppföljning hos leverantörer. Om en allvarlig avvikelse uppäckts kallar amfori BSCI till ett möte med övriga medlemmar som är kunder hos den aktuella leverantören. Detta ska ske inom 24 timmar från det att avvikelsen har upptäckts. Vem som är RSP-holder eller vilka andra företag som är kunder till leverantören är inte känt för övriga medlemmar.

En åtgärd kan innefatta att ta kontakt med tillverkaren för att få klarhet i situationen och för att begära dokumentation eller djupare förklaringar. Vi kan också genomföra platsbesök eller utföra inspektioner via en tredjepart för att få en direkt bedömning av förhållandena och information om eventuella överträdelser. Utifrån resultaten av vår utredning och bedömning kommer vi att vidta lämpliga åtgärder. Leverantörer som ännu inte blivit reviderade vid ett platsbesök uppmanas till att fylla i och utföra en självutvärdering.

Vi vill i första hand arbeta med leverantören för att förbättra villkoren. Vi anser att detta kommer att ge mer nytta för alla berörda parter än om vi omedelbart avslutar våra affärer med leverantören. Om leverantören inte lyckas förbättra sig eller vidtar korrigerande åtgärder, behöver vi ta till andra åtgärder. Det kan innebära att avbryta eller omförhandla avtal med den aktuella tillverkaren eller underleverantörerna om de inte kan visa förbättring eller om överträdelserna är allvarliga och oacceptabla. Oacceptabla överträdelser är exempelvis barn- eller tvångsarbete.

Åtgärd och resultat leverantörer

Under 2023 har vi haft två leverantörer som tackat nej till att ansluta sig till amfori BSCI eller till att genomföra sina åtaganden fullt ut. Eftersom vi i första hand vill arbeta med våra leverantörer för att förbättra villkoren, hade vi kontakt vid flera tillfällen. När det var klart att leverantörerna inte tänkte fullfölja våra krav, gjorde vi en bedömning av vilka eventuella konsekvenser ett avslutat samarbete skulle ge. Eftersom vi var en relativt liten kund för dessa leverantörer, bedömde vi att vårt avbrutna samarbete inte förväntas förvärra villkoren för deras medarbetare. Vi valde därför att avsluta samarbetet, vilket istället ledde till att vi kunde utöka vårt samarbete med en av våra befintliga leverantörer som uppfyller våra krav.

Samtliga revisioner som har utförts hos våra leverantörer under året har genererat minst klass C, vilket vi enligt vår rutin bedömer är acceptabel. En risk vi har identifierat från revisionerna genom amfori BSCI, är risken för övertid, i synnerhet hos våra leverantörer i Asien. För att minska risken och inte bidra till detta, strävar vi efter att planlägga beställningar och leveranser så att det inte pressar våra leverantörer att arbeta övertid.

Vid utgången av 2024 räknar vi med att 85 - 100 % av våra leverantörer i riskländer kommer att vara medlemmar i amfori BSCI.

Åtgärd och resultat egen arbetskraft

Under 2023 har vi etablerat vår visselblåsarfunktion som finns tillgänglig på samtliga marknader där vi har egna medarbetare eller bedriver försäljning. Funktionen gör det möjligt för medarbetare och externa parter att tryggt och säkert rapportera misstänkta oegentligheter helt anonymnt.

Året har även inneburit ett stort fokus på arbetsmiljö och säkerhet. Aktiviteter som har genomförts är:

• Genomlyst med vårt kemikaliebruk och satt upp nya skåp och uppdatera rutiner, i syfte att minska riskerna vid hantering av kemikalier i arbetet.
• Sett över och uppdaterat rutiner för förvaring och anvädning av gas, i syfte att minska riskerna vid hantering av gas i arbetet.

Dessa åtgärder syftar till att minska risken för arbetsskador.

Under 2024 kommer vi att införa en ny medarbetarplattform för att samla bland annat rapportering av avvikelser och samordning av vårt systematiska arbetsmiljöarbete.